KEPRIBADIAN dan ETIKA SEKRETARIS di KANTOR

MAKALAH

KEPRIBADIAN DAN ETIKA

SEKRETARIS DI KANTOR

Tugas Mata Kuliah Etika Profesi Administrasi

Dosen : Sutirman, M.Pd.

oleh

Septi Suci Dwi Cahyani (14811134033)

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI PERKANTORAN

PROGRAM DIPLOMA

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

TAHUN 2015

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Sekretaris merupakan pekerja kantor yang bertugas mengerjakan pekerjaan kantor, melaksanakan tugas-tugas administratif, tugas-tugas pribadi dari pimpinan seperti mengatur perjalanan dinas, mengatur agenda pimpinan, serta jadwal meeting. Sehingga dalam hal penampilan sekretaris harus dapat berpenampilan menarik,bersih,cantik,dan sopan.

Di era modernisasi seperti sekarang ini banyak orang setelah mendengar kata “sekretaris” yang terlintas dibenaknya adalah seorang wanita cantik dengan pakaian seksi yang selalu “dekat” dan mendampingi pimpinannya. Profesi sekretaris sering dianggap negatif baik diluar maupun didalam kantor.  Padahal pada kenyataannya pemikiran itu tidak sepenuhnya benar terlepas kembali ke individu masing-masing. Kepribadian masing-masing sekretaris akan dipertanggungjawabkan, seiring dengan kewajibannya terhadap kantor dan atasan. Seorang sekretaris menjalankan perannya secara professional tetap harus berpegang teguh pada etika dan kepribadian yang harus dijalankan sekretaris dengan atasan. Realita yang ada dimasyarakat menganggap sekretaris dari segi negatifnya saja, faktanya sekretaris merupakan jabatan yang juga memegang peran penting dalam suatu perusahaan.

Di zaman modern ini dengan tingkat teknologi yang tinggi, para eksekutif menjadi tergantung pada sekretaris, disinilah etika dan kepribadian sangatlah diperlukan. Kepercayaan pimpinan pada seorang sekretaris harus diutamakan tetapi sering kali sekretaris tidak memperhatikan itu. Kepribadian serta etika dapat terabaikan seiring dengan posisi sekretaris dengan atasan dan jelas mempengaruhi dalam berhubungan dengan relasi bisnis.

Akibat terlalu seringnya sekretaris mengabaikan kepribadian sehingga menimbulkan banyak masalah di kantor. Hal itu akan merugikan dirinya sendiri maupun nama baik kantor atau perusahaan sehingga citra perusahaan akan terganggu. Selain itu penilaian masyarakat luas didalam maupun di luar kantor akan selalu negatif karena tidak diperhatikannya kepribadian. Kepribadian dan etika akan menjadi penilaian utama didalam kantor. Sekretaris harus pandai mengendalikan dirinya agar kepribadian yang tampak pada dirinya akan menjadi nilai positif bagi dirinya. Apabila sekretaris memiliki kepribadian yang baik maka “image” yang dihasilkan juga akan positif. Untuk membangun image positif diperlukan pengolahan kepribadian melalui etika yang mutlak bagi sekretaris, karena dengan memiliki etika yang baik, maka karir tidak akan cepat berhenti begitu saja, dengan kata lain seorang sekretaris harus mampu menempatkan diri dalam kondisi dan situasi apapun.

Permasalahan mengenai etika dan kepribadian semakin banyak sehingga hal ini  harus lebih diperhatikan. Kepekaan seorang sekretaris diperlukan. Sekretaris selalu memperhatikan kepentingan atasan tanpa memperdulikan kepentingan rekan sekerjanya. Walaupun sekretaris adalah orang yang paling dekat dengan atasan tetapi sekretaris juga harus memperhatikan rekan kerjanya serta dapat menerima kritik dan sran dari sesama rekan kerja, sehingga hubungan sekretaris dengan rekan sekerjanya tidak akan mengalami ataupun menimbulkan masalah.

Kepribadian serta etika yang baik saat ini menjadi syarat utama sebagai seorang sekretaris selain penyesuaian diri dan wawasan yang luas. Selain itu etika dan kepribadian sekretaris sangat dibutuhkan oleh manajer saat ini.  Seorang sekretaris dituntut bekerja dan mengutamakan kejujuran, kepercayaan, keluhuran budi dan keahlian. Sehingga akan menimbulkan citra positif selanjutnya akan mengubah pandangan negatif masyarakat luar maupun dalam kantor tentang profesi sekretaris.

2. Identifikasi Masalah

Dalam pembahasan diatas memberikan gambaran yang jelas maka perlu diidentifikasi. Permasalahan tersebut dapat diidentifikasi sebagai berikut :

1.      Anggapan negatif masyarakat terhadap profesi sekretaris

2.      Pentingnya kepribadian dan etika bagi profesi sekretaris

C.    Pembatasan Masalah

Dalam permasalahan ini dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai sesuatu yang akan di bahas maka perlu adanya batasan. Pokok permasalahan ini hanya dibatasai oleh  :

1.      Kepribadian sekretaris di kantor

2.      Etika sekretaris di kantor

D.    Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka diperoleh suatu permasalahan. Permasalah-permasalahan itu dapat dirumuskan sebagai berikut :

1.      Bagaimana kepribadian sekretaris di kantor ?

2.      Bagaimana etika sekretaris di kantor ?

E.     Tujuan Penulisan

Tujuan Penulisan makalah mengenai kepribadian dan etika sekretaris ini antara lain :

1.      Untuk mengetahui kepribadian seketaris dalam kantor agar lebih baik

2.       Untuk mengetahui etika sekretaris dalam kantor agar lebih baik.

F.     Manfaat Penulisan

Penulisan makalah mengenai kepribadian dan etika sekretaris dalam kantor ini diharapkan dapat memberi manfaat, diantaranya :

1.      Manfaat bagi penulis

Manfaat penulisan makalah ini dimaksudkan sebagai syarat untuk memenuhi tugas dalam perkuliahan mata kuliah etika profesi administrasi, selain itu untuk menambah pengetahuan dibidang kesekretarisan terutama pemahaman menenai kepribadian dan etika sekretaris di kantor.

2.      Manfaat bagi pembaca

1.      Untuk menambah pengetahuan tentang kepribadian sekretaris dalam kantor

2.      Untuk menambah pengetahuan tentang etika sekretaris dalam kantor

3.      Untuk mengetahui dan menambah kesadaran betapa pentingnya kepribadian dan etika bagi profesi sekretaris

  

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A.    LANDASAN TEORI

1.      Pengertian Sekretaris

Sekretaris merupakan jabatan profesional yang pekerjaannya membutuhkan keahlian serta ketrampilan, tetapi keahlian dan ketrampilan khusus saja tidak cukup. Seorang sekretaris memerlukan latihan teknis dan pengalaman yang memadahi untuk menjadi seorang sekretaris profesional. Pendidikan khusus diperlukan bagi sekretaris untuk menambah pengetahuan, serta memperdalam pengetahuan tentang dunia sekretaris.

Istilah sekretaris berasal dari Bahasa Latin yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam bahasa Perancis disebut secretaire, dalam bahasa belanda yaitu secretares, yang berasal dari kata secret berati rahasia. Pengertian sekretaris menurut Louis C. Nanassy dan William Selden yang dikutip dan diterjemahkan oleh Sutarto (1997:24) :

Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab dari pada seorang stenografer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte, berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.

Dalam Webster’s New World Dictionary of the American Language College, mengartikan sekretaris:

“ Secretary is a person employed to keep records, take care correspondence and other writing task etc, for an organization or individual.”

Selanjutnya menurut Drs. The Liang Gie, mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi .

Sekretaris menurut H.W. Fowler dan F.G. Fowler yang dikutip oleh Dorotul Yatimah (2009:30) :

“Secretary:

1.      Person employed by another to assist him in correspondence, literary work,

getting information and other confidential matters.

2. Official appointed by society or company or corporation, and deal in the first instance with business.

3. Minister in change of Government Office Secretary Of Stage-United State of America and Vacatian”

(Sekretaris:

1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu pekerjaan korespondensi, pekerja tulis, mendapatkan informasi, dan masalah-masalah rahasia lainya.

2. Pegawai yang ditunjuk masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaanya.

3. Menteri yang mengepalai Kantor Pemerintahan-Menteri di Amerika Serikat dan Vatikan)

Pada awalnya sekretaris bertugas sebagai seseorang yang menyimpan rahasia pimpinan maupun rahasia perusahaan, tetapi saat ini tugas sekretaris bukan hanya itu saja. Sejalan dengan perkembangan dalam perusahaan tugas sekretaris lebih berkembang, sekretaris dituntut untuk membantu pekerjaan pimpinan dalam mencapai tujuan perusahaan. Seorang sekretaris tidak hanya sekedar menerima perintah dari pimpinan tetapi juga membantu aktif dalam melakukan pola perbuatan manager supaya organisasi tersebut dapat berjalan lancar dalam usaha mencapai tujuan pokok.

Berdasarkan pengertian para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa seorang sekretaris adalah seorang yang dapat dipercaya oleh pimpinan dalam kantor yang dapat membantu memperlancar pekerjaan pimpinan terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang menunjang kegiatan managerial pimpinan atau kegiatan operasional perusahaan, serta membantu pimpinan dalam membina tata hubungan (komunikasi) dengan bawahan maupun pihak lain yang berkepentingan dengan perusahaan tempat sekretaris tersebut bekerja.

2.      Kantor dan Manajemen Perkantoran

Kantor sebagai tempat melakukan pekerjaan administrasi terdapat bermacam-macam aktivitas, antara lain proses pengiriman surat, dokumentasi, telepon, pengelolaan pegawai, pengurusan sarana dan pra sarana, penataan ruang pemeliharaan fasilitas, kebersihan kantor, prosedur dan metode, pengawasan. Pengelolaan terhadap semua aktivitas dinamakan manajemen kantor.

Menurut Prajudi Atmosudirdjo yang dikutip oleh Dorotul Yatiman (2009:16) pengertian kantor adalah :

1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis.

2. Markas atau ruang ( kompleks) tempat seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.

3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi.

4. Instansi, badan, jawatandan perusahaan

Secara etimologis kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” yang maknanya ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.

Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/ informasi. Kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit

Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi.

Sedangkan pengertian manajemen perkantoran menurut George Terry yang dikutip dan diterjemahkan oleh The Liang Gie (1996:4) :

Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta pergerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanan kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang.

Seorang sekretaris perlu menguasai ruang lingkup manajemen kantor. Sekretaris yang menguasai ruang lingkup manajemen kantor maka akan mudah dalam menjalankan langkah-langkah dalam koordinasi, maupun pembagian tugas sekretaris. Ruang lingkup manajemen kantor yang dijelaskan oleh Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani (2005:120) meliputi:

a) Tata ruang kantor

b) Komunikasi

c) Kepegawaian perkantoran

d) Perabotan dan perlengkapan

e) Peralatan dan mesin

f) Metode

g) Warkat

h) Perbekalan dan peralatan tulis

i) Kontrol pejabat pimpinan

Sekretaris dalam manejemen kantor adalah sebagai asisten atau pembantu pimpinan dalam melaksanakan pengelolaan aktivitas kantor. Sekretaris harus mempelajari semua aktivitas diatas sehingga berkemampuan menguasai urusan tersebut. Sebagai asisten manajemen kantor sikap dan perilaku yang profesional akan menjadi sorotan bawahan dan menentukan keberhasilan kantor yang dipimpin.

Berdasarkan pengertian dari para ahli dapat disimpulkan bahwa kantor adalah tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data atau informasi.

Sedangkan manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu agenda.

3.      Sekretaris di Kantor

Keberadaan sekretaris menjadi tumpuan keberhasilan pimpinan dalam menjalankan fungsi manajerial itu dapat dikatakan benar, bahkan peran sekertaris menjadi salah satu faktor penentu bagi produktifitas perusahaan.

Profesi sekertaris profesional dapat dilihat dari beberapa aspek seperti:

1. Kepribadian Sekertaris di Kantor

Kepribadian menurut Agus M. Hardjana (1998:125)

Kepribadian sekretaris adalah sifat rasa, karsa, cipta, dan segala perilaku yang sebaiknya ada pada sekretaris sehingga dapat tampil sesuai dengan peran dan mampu mendukung pelaksanaan tugas secara optimal. Kepribadian itu menampakan diri pada bentuk, ciri, atau sifat- sifat tertentu.

Kepribadian merupakan sikap hakiki yang tercermin pada sikap seseorang yang membedakannya dari orang lain. Kepribadian memegang peran penting dalam menunjang kinerja seorang sekertaris bahkan, untuk prasyarat tertentu kepribadian lebih dominan dibandingkan prasyarat lainnya. Kepribadian sekertaris dapat dilihatdari:

a. Perilaku seorang sekretaris yang meliputi pola bekerja yang efisien serta dapat membangun hubungan baik dengan berbagai pihak.

b. Pola pikir seorang sekretaris meliputi cara berfikir positif, konstruksi dan efektif.

c. Pengetahuan dan ketrampilan seorang sekretaris.

d. Penampilan seorang sekretaris.

Kepribadian yang menarik meliputi kepribadian dinamis, dewasa, penuh percaya diri, terbuka, penuh rasa tanggung jawab, loyalitas, sopan dan jujur. Menurut Dorotul Yatimah (2009:62) kepribadian sekretaris memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

1. Loyalitas

Loyalitas merupakan perasaan yang terwujud kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya sehingga merasa memiliki, menjaga nama bagi organisasi dan jika perlu membela organisasi.

2. Ketekunan dan kerajinan

Seorang sekretaris harus tekun dan rajin dalam melaksanakan pekerjaannya karena jika tidak, pekerjaan kantor terbengkalai.

3. Kesabaran

Tugas sekretaris banyak berhubungan dengan pelayanan terhadap pekerjaan operasiona yang selalu membutuhkan bantuan informasi dan administrasi lainnya maka sekretaris harus memiliki sifat sabar. Sifat sabar yang dimaksud mengandung arti ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanaan pekerjaan.

4. Kerapian

Setiap pekerjaan menuntut kerapian karena pekerjaan yang rapi menunjukan bahwa pekerjaan tersebut ditata dengan baik. Selain kerapian dalam pekerjaan, kerapian penampilan sekretaris juga penting. Misalnya dalam menggunakan pakaian, menata rambut, memakai make up, cara duduk dsb.

5. Dapat menyimpan rahasia

Fungsi sekretaris selain membantu pimpinan adalah menyiman rahasia. Sebagai tangan kanan pimpinan, sekretaris dituntutt untuk menyimpan rahasia karena bila terjadi kebocoran dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi.

Kepribadian dapat dilatih dan dikembangkan, kuncinya adalah meningkatkan kemampuan /keterampilan serta sikap yang simpati dalam menghadapi masyarakat dan berusaha untuk menjadi manusia yang dibutuhkan dalam masyarakaat semaksimal mungkin. Kepribadian dapat menjadi modal yang menguntungkan, kepribadian yang positif akan mudah diterima dimasyarakat sedangkan kepribadian yang negatif akan menjadi rintangan bagi perkembangan karier seorang sekretaris.

Ernawati Ursula berpendapat bahwa kepribadian yang cocok untuk sekretaris yang dikutip oleh Dorotul Yatimah (2009:62) adalah:

a) Bersifat simpatik, menyenangkan bagi orang lain, tidak egois, bersifat terbuka, dan tenang.

b) Bersikap dewasa dalam berfikir maupun bertindak, artinya senantiasa belajar meningkatkan kemampuan dan kualitas dirinya. Orang yang kepribadiannya mantap tidak lagi ego sentries, tetapi sudah mencapai tahap interdependence, artinya mampu berhubungan secara harmonis dengan orang lain, namun tetap mandiri.

c) Senantiasa mengembangkan sikap-sikap positif yang dimiliki dan dan berupaya mengikis segi-segi kekurangan dirinya.

d) Banyak membaca buku, tulisan maupun mempelajari pengalaman orang lain yang sukses.

e) Luwes dalam pergaulan

f) Sabar bersemangat tinggi, bersedia bekerja keras, berinisiatif dan kreatif, telaten, tidak cepat bosan, dan tidak mudah putus asa.

2. Etika Sekretaris di Kantor

Etika Sekretaris hakikatnya kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika menurut Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani (2005:169) adalah” ilmu pengetahuan tentang akhlak dan moral. Pembelajaran tentang etika memiliki sasaran agar orang dapat membedakan yang baik dan buruk”. Etika sekretaris meliputi: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Kesadaran moral membentuk manusia untuk selalu berbuat baik sesuai dengan hati nurani.

Etika akan memberikan arah dan petunjuk untuk membentuk kepribadian seseorang sesuai dengan bidang profesinya. Etika menjiwai seseorang dalam menjalankan tugasnya sehingga menyelesaikan dengan benar untuk memperoleh hasil yang memuaskan.

Etika pada dasarnya merujuk pada dua hal. Pertama etika berkenaan dengan disiplin ilmu yang mempelajari nilai-nilai yang dianut oleh manusia beserta pembenarannya. Kedua, etika merupakan pokok permasalahan dalam ddisiplin ilmu itu sendiri, yaitu nilai-nilai hidup dan hukum-hukum yang mengatur tingkah laku manusia.

Menurut Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani (2005:177) ciri-ciri pribadi sekretaris sesuai dengan etika profesi perlu memiliki sikap :

1. Mau menyelami perasaan orang lain.

2. Mau berbagi perasaan dan tenggang rasa.

3. Selalu mengoreksi diri pribadi atas penilaian atau kritik dari orang lain.

4. Mau menerima penilaian-penilaian orang lain tentang diri pribadinya dan penilaian itu diambil segi positifnya.

5. Mau memaafkan kesalahan orang lain dan mengakui kesalahan yang     diperbuatnya

6. Menghindarkan diri atas perbuatan tercela, misalnya: senang mengumpat, senang mencaci maki, senang mengobrol, gosip, dan mengeluh.

7. Sanggup dan mampu menahan diri apabila dihadapkan pada hal-hal yang menyebabkan marah.

8. Sabar dan bijaksana dalam menghadapi segela persoalan dan mampu mengatasi persoalan tanpa merugikan orang lain.

Etika mencari ukuran baik dan buruk perilaku individu dan bertujuan agar orang tahu norma, tata nilai, dan tata susila yang berlalu dalam masyarakat serta mencegah kekeliruan dalam mendapatkan kebenaran.

Etika Sekretaris dalam kantor meliputi:

a. Cara Berbusana

Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya.

Ada beberapa aspek yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya:

1.      Wakru

2.      Keadaan jasmani

3.      Iklim

4.      Bahan,warna,motif pakaian

b. Cara berbicara, yang harus diperhatikan pada waktu berbicara yaitu:

1) Tidak boleh berbica yang menyinggung perasan orang lain

2) Tidak boleh memperbincangkan masalah pribadi

3) Tidak boleh gemar memuji diri sendiri

4) Hindari gossip

5) Tidak boleh memotong pembicaraan

6) Tidak boleh membesarkan persoalan sepele

c. Cara Mendengarkan

Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran), kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan.

d. Cara Berjalan

Cara Berjalan yang baik seorang sekretaris adalah :

1) Tidak boleh menyeret- nyeret sepatu.

2) Menjaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat- buat

3) Menunjukan ekspresi tanda percaya diri.

4) Menggunakan tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu baru wanita, sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria.

e. Cara Makan dan Minum

Cara makan :

1) Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi.

2) Pilih dan ambil kebutuhan sesuai dengan kebutuhan

3) Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.

4) Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.

f. Cara Minum :

1) Teguk air sedikit, jangan terburu-buru.

2) Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup.

3) Usahakan jangan sampai tumpah.

4) Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking.

5) Mempersilahkan minum kawan / orang lain yang berada di dekat kita.

Etika dalam kantor memberikan petunjuk kepada sekretris supaya dapat memperhatikan segagala perilaku yang dapat mempengaruhi pandangan terhadap dirinya sendiri maupun kantor. Menurut Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani (1988:30) yang perlu diperhatikan dalam menjaga etika di kantor adalah :

1.      Membentuk klik (kumpulan golongan) yang akan membeda-bedakan kepentingan golongan masing-masing.

2.      Tidak masuk kantor dengan alasan “sakit”, padahal hanya ingin bermalas-malasan dirumah

3.   Bergegas-gegas pulang pada waktu tutup kantor, sedangkan selalu datang terlambat.

4.      Sering memakai telepon kantor untuk kepentingan pribadi

5.   Pulang sebelum waktunya, karena kebetulan hari itu sang majikan tidak di tempat

6.   Selalu menunda-nunda pekerjaan yang seharusnya segera dapat diselesaikan

7.   Segan merawat peralatan kantor yang dipercayakan untuk dirawat

8.   Melakukan hal-hal yang tidak termasuk tugas kantor, seperti mengisi teka teki silang, menulis surat pribadi, bertamu kebagian lain tanpa suatu urusan

Tujuan pemahaman dan penghayatan etika sekretaris adalah mengatur tata krama dan aktivitas seorang sekretaris yang profesioal. Etika sekretaris harus terwujud dalam tingkah laku sehari-hari diantaranya berkelakuan baik, rajin, taat, setia, sopan santun serta menjaga dan mempertahankan rahasia pimpinan. Baik buruknya citra sekretaris dan perusahaan bergantung pada cerminan sekretaris. Sekretaris jika mempunyai etika baik didalam maupun luar kantor maka memberi kesan baik dan simpatik secara pribadi maupun pada kantor tempat sekretaris itu bekerja.

B.     PEMBAHASAN

1.      Kepribadian Sekretaris di Kantor

Kepribadian dapat diartikan sebagai identitas seseorang, sehingga banyak menyangkut masalah watak, sifat, yang tercermin nyata dalam perbuatan serta tindakan seseorang. Orang yang berkepribadian adalah orang yang sadar akan dirinya, dan dapat mengerti dengan tepat dirinya. Seseorang yang berkepribadian kuat adalah orang yang dapat menentukan dirinya sendiri, berbuat apa, sebagai apa, mau apa dan sebagaimana.

Kepribadian yang harus diperhatikan tidak hanya kepribadian diri dalam bersikap dan bertingkahlaku tetapi juga dari cara berpenampilan yang baik. Pakaian yang dipakai sekretaris tidak harus terbuka, sekretaris tidak harus memperlihatkan fisiknya yang bagus tetapi kesopanan berpenampilan juga penting.

Kepribadian adalah pola menyeluruh semua kemampuan, perbuatan serta kebiasaan seseorang baik dari segi jasmani, mental, rohani, maupun emosi, yang ditata dalam suatu cara yang khas dengan mendapat pengaruh dari luar. Pola tersebut berwujud dengan tingkah laku dalam usaha menjadi manusia sesuai dengan yang dikehendaki.

Tiap orang memiliki kepribadian yang khas, bersifat pribadi, dan berbeda satu dengan lainnya, serta tidak dapat dibagi-bagikan pada yang lain. Pemahaman tentang arti kepribadian sekretaris, maka untuk memiliki atau mengembangkan kepribadian sekretaris tersebut ada beberapa usaha yang harus dilakukan diantaranya adalah :

1. Menggunakan kesempatan yang memungkinkan untuk mencoba

mempraktekkan atau melatih sikap-sikap positif yang perlu dimiliki atau dikembangkan.

2. Berusaha untuk selalu mengingat hal-hal utama dalam melakukan praktek.

Dalam hal melakukan praktek tersebut, jangan membuat pengecualian (ditinjau dari segi: waktu, keadaan, dan orang) untuk melatih diri.

3. Bagi calon sekretaris dan sekretaris yunior, disamping perlu banyak membaca, maka perlu memperhatikan dan mencatat kesempurnaan yang dilakukan seseorang di sekeliling yang telah berhasil dibidang kesekretariatan yang bisa dijadikan contoh.

4. Memahami perasaan orang lain, tidak egois, dan mau menerima penilaian tentang diri pribadi

5. Menghindarkan diri dari sebab-sebab tercela oleh orang lain, dan menghindari kebiasaan mencela segala sesuatu yang ada disekelilingnya.

6. Sanggup menahan emosi dalam segala keadaan.

Berdasarkan uraian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya kepribadian meliputi:

1. Kebiasaan dan tingkah laku

2. Kemampuan berbicara

3. Kesehatan

4. Sikap-sikap yang menunjang pelaksanaan pekerjaan

Sekretaris merupakan salah satu profesi yang mengutamakan kepribadian dan penampilan. Memang kecantikan bukanlah syarat mutlak, akan tetapi sekretaris harus tahu bagaiman cara menampilkan diri. Sekretaris menjadi sasaran bagi orang-orang disekitarnya yang memang senang menilai orang lain. Masyarakat sering menilai sekretaris seperti cara duduk, berdiri, berjalan, berbicara, berpakaian dan merias diri. Penilainan mendasar masyarakat tentang sekretaris juga tertuju pada kebersihan sampai kedisiplinan diri pribadi seorang sekretaris.

Respon positif atau negatif dari orang tergantung dari kepribadian dan penampilan diri seorang sekretaris yang disampaikan, misalnya melalui cara berpakaian, sikap dan perbuatan, sopan santun, dan lain-lain. Relasi bisnis pimpinan akan mendapatkan kesan pertama dalam perusahaan tersebut dari diri sekretarisnya. Sekretaris diharapkan memiliki sifat positif, percaya diri, riang gembira, suka menolong yang dikombinasikan dengan penampilan bisnis yang rapi, bersih, dan konservatif.

Kepribadian meliputi berbagai unsur, baik jasmani maupun rohani yang tercermin dalam tingkah laku. Kepribadian sekretaris berarti seluruh perbuatan yang menyangkut kemampuan maupun kebiasaan yang tercermin pada tingkah laku seseorang sekretaris selama sekretaris itu bekerja.

Kepribadian merupakan sisi luar manusia untuk menutupi diri dari sifat/karakter yang kurang baik agar secara visual terlihat baik dikalangan masyarakat. Kepribadian dapat dilatih dan dikembangkan dengan meningkatkan kemampuan/ketrampilan serta sikap yang simpati dalam menghadapi masyarakat maupun rekan sekantor.

Kepribadian bisa menjadi modal yang menguntungkan. Kepribadian yang positif akan terhormat dan diterima dimanapun juga, sedangkan kepribadian yang negatif akan menjadi penghalang untuk meniti karier. Sifat psikologis adalah suatu kondisi batiniah seseorang yang dapat memberikan atau memantulkan citra baik/buruk seseorang.

Kepribadian seseorang sekretaris dapat menunjang secara maksimal potensi peningkatan kemampuan kerja yang menguntungan bagi diri sendiri maupun pengembangan organisasi.

Kepercayaan diri sudah terbukti mampu menarik/mengundang, menginspirasikan, serta memotivasi orang lain. Seseorang lebih memperhatikan apa yang mereka lihat, seperti cara membawa diri, cara berpakaian, sikap, mimik muka, dan lain-lain dari pada yang dibicarakan.

Kejujuran diperlukan untuk membina hubungan yang sehat. Pendengar yang baik dapat mempelajari kejujuran yang sebenarnya merupakan “keputusan modal pribadi” untuk mengatakan kebenaran.

Kepribadian seseorang yang sukses dan menarik terletak pada citra diri yang merupakan integritas intelektualitas, watak, perilaku, karya dan penampilan seseorang di depan umum. Sekretaris perlu mengembangkan diri melalui peningkatan kopetensinya sehingga benar-benar mampu dan kerkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan keterampilan diluar tugas-tugas keseretariatan

Kepribadian menunjuk pada pengaturan sikap-sikap seseorang untuk bertindak, berfikir, merasakan cara berhubungan dengan orang lain dan cara seseorang menghadapi masalah. Kepribadian sendiri terbentuk melalui proses sosialisasi yang panjang sejak dilahirkan. Kepribadian mencakup kebiasaan sifat dan sikap seseorang yang dapat berubah dan berkembang seiring proses sosialisasi yang dilakukan individu tersebut. Penyesuaian tersebut sangat berkaitan dengan aspek-aspek kepribadian itu sendiri. Kepribadian sekretaris tercermin pada hal-hal berikut:

a.       Kebiasaan dan tingkah laku

Sikap sekretaris dalam menghadapi masalah-masalah di tempat kerja tercermin dalam sikap yang kongkret, misalnya teliti, memiliki kemampuan berinisiatif, dan menyesuaikan diri atau bersosialisasi dalam arti yang positif.

b.      Kemampuan dalam berbicara

Kemampuan dalam berbicara meliputi intonasi suara, ekspresi dan kata yang diucapkan. Sekretaris harus mampu memiliki kemampuan dalam hal mengemukakan ide kepada pihak lain dengan jelas. Ketrampilan verbal dalam berbicara secara lisan merupakan kemampuan mengekspresikan bahan pembicaraan dalam kata-kata.

Kepribadian sering diidentikkan dengan identitas seseorang baik yang menyangkut watak, sifat, perbuatan atau tindakan yang merupakan usaha seseorang dalam mengaktualisasikan jati diri. Kepribadian sekretaris penting dibangun dan dikembangkan terus-menerus guna membangun profesionalisme agar sekretaris mampu membawakan dirinya dengan baik di hadapan pimpinan, rekan sekerja dan pihak luar.

  

2.      Etika Sekretaris di Kantor

Pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara, hingga tingkat internasional membutuhkan suatu sistem yang mengatur bagaimana manusia bergaul. Pergaulan tersebut dapat dikatakan sebagai suatu etika. Etika tersebut dimaksud sebagai pedoman pergaulan untuk menjaga kepentingan masing-masing yang terlibat dalam lingkungan tersebut tanpa melanggar adat istiadat. Pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara, hingga tingkat internasional membutuhkan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya manusia bergaul. Sistem pergaulan tersebut dapat kita katakan sebagai suatu

Profesi yang berubah cepat di era masa kini, salah satunya adalah profesi sebagai sekretaris karena sekretaris merupakan pengelola sumber daya perusahaan terpenting yakni pemimpin perusahaan dan manajer. Sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu secretum yang artinya rahasia, sedangkan arti sekretaris yang sebenarnya adalah yang diberi kepercayaan untuk menjaga rahasia atau segala hal penting oleh pimpinan atau perusahaan.

Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari etika. Seorang sekretaris haruslah berperilaku sesuai dengan norma dan etika sebagai seorang sekretaris. Penampilan untuk dapat melaksanakan tugas dengan baik dan dapat menampilkan diri secara terampil perlu diperhatikan.

Keindahan fisik bukanlah yang terpenting yang dinilai dari sekretaris, perilaku atau etika seorang sekretaris adalah titik ukur yang perlu diperhatikan. Etika sekretari adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan oleh seorang sekretari. Etika tersebut meliputi kejujuran, kesetiaan, tanggung jawab dan dedikasi.

Etika sekretaris yang harus diperhatikan ialah :

1. Cara berbusana.

2. Cara berbicara

Etika berbicara harus dilatih bagi seorang sekretari harus karna untuk menjaga ucapannya agar tidak menyinggung orang lain. Seorang sekretari hanya mengucapkan hal-hal penting ruang lingkup pembahasan, tidak keluar jalur misalkan, memperbincangkan masalah pribadi, bergosip, bahkan memuji-muji diri sendiri.

Seorang sekretari yang diperhatikan saat berbicara adalah jangan pernah memotong saat client sedang berbicara, usahakan menjadi pendengar yang baikdi saat client selesai berbicara,barulah kita menanggapi ucapan client tersebut.

Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi karena posisi ini adalah tangan kanan atasan, maka harus mampu menampilkan citra perusahaan yang baik. Sekretaris harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya, bukan hanya baik kepada atasan, tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

Etika pada dasarnya merujuk pada dua hal. Pertama etika berkenaan dengan disiplin ilmu yang mempelajari nilai-nilai yang dianut oleh manusia beserta pembenarannya. Kedua, etika merupakan pokok permasalahan dalam ddisiplin ilmu itu sendiri, yaitu nilai-nilai hidup dan hukum-hukum yang mengatur tingkah laku manusia.

Etika harus dijadikan pedoman seorang sekretaris dalam kantor karna etika dapat membangun citra diri seorang sekretaris saat bekerja. Pedoman yang sudah diterapkan seorang sekretaris dari awal bekerja akan mampu menjadi tuntunan saat bekerja. Sekretaris akan tahu mana yang baik dan harus dikerjakan.

Sekretaris harus mampu mempelajari dimanika organisasi, memahami wewenang atau tanggung jawab dengan baik. Sekretaris jangan sampai kurang jelas memahami instruksi, yang menjadikan salah tafsir. Pencarian cara kerja baru yang lebih efektif sebagai cara baru untuk memecahkan persoalan. Perubahan semacam itu dapat menghilangkan rutinitas atau sifat menonton suatu pekerjaan.

Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, dan duduk. Etika sangat penting karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.Sekretaris terkadang diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan atasan, oleh sebab itu seorang sekretaris harus pandai berbicara di depan publik.

Etika dan pengembangan diri konteks profesional adalah menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan etika yang berlaku, memang merupakan suatu keharusan bukan hanya pilihan. Peraturan itu berlaku untuk seluruh jajaran sumber daya manusia dalam kantor, termasuk juga untuk seorang sekretaris.

Etika sekretaris adalah hakikat kebaikan yang harus dimiliki, dilaksanakan dan di hayati oleh seorang sekretaris seperti jujur, setia, bertanggung jawab dan berdedikasi tinggi. Etika sekretaris adalah cara berbicara, berpakaian, berbuat dan bertindak yang diterima baik di kalangan sekretaris di lingkungan kerja.

Seorang sekretaris harus memahami dasar-dasar etika kesekretarisan, yang melandasi profesionalisme seorang sekretaris. Konsistensi yang digunakan akan semakin memperjelas etika yang nantinya akan akan menunjang kemantapan karir dan sukses yang akan berkesinambungan. Sekretaris akan dapat berkembang bila benar-benar dapat tampil secara profesional dalam berbagai aktivitas organisasi, tidak hanya etika yang perlu mendapat perhatian penting. Aspek lain secara meluas harus diperhatikan untuk pengembangan diri yang perlu dikaji ulang dan ditingkatkan seorang sekretaris

Seorang sekretaris dalam memantapkan langkah, diperlukan juga adanya kehandalan dalam mengembangkan pola komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif dapat ditunjang oleh kemapuan membina hubungan interpersonal yang memadai, termasuk di dalamnya kemampuan dalam menyiasati suatu situasi dengan fleksibilitas yang terkendali.

Perannya seorang sekretaris sangat dipenuhi dengan dilema. Hubungan mesra dan harmonis dengan atasan memang sangat penting dalam konteks profesionalisme, karena sekretaris dalam hal ini adalah media penghubung antara atasan dan karyawan lain secara internal maupun dengan mitra kerja secara eksternal sehingga dibutuhkan komunikasi yang intens dengan atasan.

Ciri-ciri pribadi sekretaris sesuai dengan etika seorang sekretaris sebagai berikut: Karier sekretaris akan menaik jika seorang sekretaris memperhatikan etika dalam setiap perilakunya dikantor.

1. Mau menyelami perasaan orang lain dan tidak egoistis.

2. Mau berbagi perasaan dan tenggang rasa.

3. Selalu mengoreksi diri pribadi atas penilaian atau kritik dari orang lain.

4. Mau menerima penilaian-penilaian orang lain tentang diri pribadinya dan penilaian itu diambil segi positifnya.

5. Mau memaafkan kesalahan orang lain dan mengakui kesalahan yang diperbuatnya.

6. Menghindarkan diri atas perbuatan yang tercela, misalnya: senang mengumpat, senang mencaci maki, senang mengobrol, gosip, mengeluh dan bentuk-bentuk lain yang kurang terpuji.

7. Sanggup dan mampu menahan diri apabila dihadapkan pada hal-hal yang menyebabkan marah.

8. Sabar dan bijaksana dalam menghadapi segala persoalan dan mampu mengatasi persoalan tanpa merugikan orang lain.

9. Selalu memberikan saran yang positif dan selalu memperhatikan kepentingan orang lain.

10. Mampu menciptakan suasana yang menggembirakan dalam pergaulan serta tidak memberi celaan dalam bentuk apapun.

11. Merasa senang atas keberhasilan dan keberuntungan orang lain dengan memberi salam dan menyampaikan ucapan “proficiat” atau “selamat”.

12. Mengetahui aturan sopan santun dan selalu menghormati pendapat dan kepentingan orang lain.

13. Berpikir sehat dan selalu menunjukkan kesungguhan.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

1.      Kepribadian sekretaris meliputi seluruh perbuatan yang menyangkut kemampuan maupun kebiasaan yang tercermin pada tingkah laku seseorang sekretaris selama sekretaris itu bekerja. Kepribadian sekretaris memiliki beberapa karakteristik yaitu: a) loyalitas, b) ketekunan dan kerajinan, c) kesabaran, d) kerapian, e) dapat menyimpan rahasia, f) etika sekretaris di kantor.

2.      Etika sekretaris di kantor meliputi cara berbicara, berpakaian, berbuat dan bertindak yang diterima baik di kalangan sekretaris dan di lingkungan kerja. Etika sekretaris mencangkup hal-hal sebagai berikut: a) selalau berdisiplin dalam tindakannya, b) solider dan tenggang rasa, c) berempati pada orang lain, d) bersedia memaafkan orang lain, e) sabar dan mampu menahan diri, f) memahami serta menjalankan aturan dan tata krama.

B.     Saran

Profesi sekretaris merupakan pekerjaan yang selalu menimbulkan prasangka negative masyarakat luar maupun didalam kantor. Saran untuk sekretaris mengenai etika dan kepribadian dalam kantor adalah :

1.      Sebaiknya seorang sekretaris harus lebih memahami dan mengerti akan pentingnya kepribadian di kantor agar rekan sekerja dapat menilai positif

2.      Sekretaris seharusnya mementingkan kepribadian yang baik dan diaplikasikan langsung dalam dunia kerja misalnya berpakaian yang sopan dan tidak terbuka

3.      Sekretaris yang professional harus mementingkan pengetahuan dan wawasan serta kecerdasannya bukan hanya penampilan saja

4.      Etika harus selalu dijadikan pedoman dalam bekerja agar dalam bekerja tetap mempergunakan norma-norma yang berlaku

5.      Sekretaris harus selalu mencintai profesinya dan menjalankan tugas dengan baik agar dapat bekerja secara professional

DAFTAR PUSTAKA

Handayani,dwi lestari.2013. Kepribadian dan Etika Sekretaris di Kantor. Tugas Akhir

http://eprints.uny.ac.id/16935/1/TUGAS%20AKHIR.pdf diakses tanggal

 27 desember 2015

http://etikasekretaris.blogspot.co.id/2009/01/etika-sekretaris.html diakses tanggal

29 desember 2015

http://yunining21puji.blogspot.co.id/2013/05/ktikepribadian-sekretaris-yang.html

diakses tanggal 29 Desember 2015

Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional dan

 Kantor Yang Efektif. Yogyakarta : GAVA MEDIA